Excel 地址清理做完後，怎麼統計成功、失敗與待確認筆數？

清理結果摘要至少要回答三件事：總共收到幾列、各狀態各有幾列、是否還有空白或非法狀態。不要只報「成功率 95%」；若分母排除了空白列或失敗列，這個數字會讓人誤以為所有資料都已完成。

先建立可勾稽的摘要

以 800 筆虛構地址為例，狀態只有確定、可能、無法確認、錯誤。可用篩選後的狀態列建立摘要表，或用計數公式統計每個固定文字。條件式格式適合把狀態顏色標出，但顏色不是資料，統計仍要讀狀態文字。

四狀態加總是 797，再加空白 3，才等於總列數 800。若總數對不上，先檢查篩選範圍、隱藏列、重複 record_id 與表頭是否被算入，不要手動改摘要數字。

實作順序

1. 將資料範圍轉成 Excel 表格，讓新增列能延伸篩選與格式。
2. 狀態欄只允許固定四值；舊資料的「完成」「待查」「NG」先建立對照，不要直接猜成新狀態。
3. 在摘要區分別計數四值與空白，並顯示總列數。
4. 新增檢查格：「總列數－四狀態－空白」必須為 0。
5. 再按來源檔、批次號或負責人切分，找出問題集中在哪裡。
6. 對「確定＋原因為缺門牌」等不合理組合加警示，退回人工覆核。

條件式格式可以讓錯誤與未完成列醒目，但要注意規則範圍是否隨資料新增。當同一格套了多條規則時，也要抽查優先順序，避免顏色被覆蓋。

怎麼解讀摘要才不誤導

「確定」只表示本次處理有足夠依據，例如全半形轉換前後一致或來源已回覆；不等於政府機關證明地址存在。格式候選可由批次地址整理工具產生，但結果仍要依狀態分流。若要長期追蹤欄位、來源與錯誤原因，可接著看地址資料品質追蹤；實際欄位設計與匯出流程則見Excel 地址批次整理指南。

交付摘要時同時附上計算日期、資料版本、總筆數與狀態定義。這樣下一位接手者才能判斷數字是「已格式化」還是「已查證」，也能直接找到仍需處理的資料，而不是從一張全綠的表猜問題。

摘要數字要能點回原始列

每個狀態筆數都應能透過篩選回到對應 record_id，否則摘要只是無法稽核的圖表。建立一個 control_total，檢查確定、可能、無法確認、錯誤、空白及非法狀態的總和是否等於輸入列數。若差一列，先找出原因，不要把差額塞進其他。

另外按 source_system、batch_id、change_type 分層。整體成功率高，可能掩蓋某個來源全部欄位錯位；純格式轉換和門牌改動也不能共用同一風險解讀。摘要頁應顯示本次母體版本和最後更新時間，避免拿舊快照當現況。

三個容易誤導的報表

只排除空白後計算成功率，會縮小分母；把可能和確定合併成成功，會隱藏人工待辦；以儲存格顏色計數，會因條件格式或手動上色產生差異。正確做法是以受控狀態文字計數，非法值另列。

驗收時從摘要隨機挑數字，反向篩出明細並核對筆數，再用唯一 ID 檢查重複與漏列。圖表可協助溝通，但結案依據應保留狀態、原因和來源，不以一個百分比取代資料品質判斷。

資料來源

• Use conditional formatting to highlight information in Excel（Microsoft Support）