公文封、牛皮紙袋信封怎麼寫：三種尺寸與逐格範例
手上要寄的東西，是機關開出來的公文，還是自己拿牛皮紙袋裝文件要寄出去？兩者套用的規格不一樣：公文封本身的尺寸、紙質、開窗位置，行政院《文書處理手冊》（112年9月修正版）附件8訂得很清楚；牛皮紙袋則只是信封材質的其中一種選擇，寫法沿用中華郵政通用的信封規則。分清楚這兩件事，才不會把公文封的規格套用在一般寄件用的牛皮紙袋上。
公文封分三種尺寸，先看文件要摺幾折
《文書處理手冊》附件8把公文封分成三種尺寸，容許誤差都是±2毫米：
| 規格 | 尺寸（長×寬） | 內件公文摺法 | 紙質 |
|---|---|---|---|
| 大型信封 | 353×250毫米 | 附件8未註明 | 100GSM以上模造紙或再生紙，避免深色紙 |
| 中型信封 | 230×160毫米 | 2等份摺疊 | 80GSM以上模造紙或再生紙，避免深色紙 |
| 小型信封 | 230×115毫米 | 3等份摺疊 | 80GSM以上模造紙或再生紙，避免深色紙 |
封口位置也不一樣：大型信封的封口開在信封右側，中、小型信封的封口開在信封上側。
開窗公文封逐格範例：窗口裡露出的是受文者
中、小型公文封可以做成透明開窗式，讓公文上受文者的郵遞區號、地址和名稱直接從窗口透出來。窗口大小是長100×寬45毫米，位置距信封上緣50毫米、距左緣23毫米，玻璃紙要高透明、不反光、無靜電。對照附件8所附的範例圖，信封正面分成這幾塊：
| 信封上的位置 | 範例圖寫的內容 | 屬於哪一方 |
|---|---|---|
| 左上方，窗口外、直接印在信封上 | 「○○○○○○○○ 公文封」、一行「○○○○○」、「發文地址：○○○○○○○○○○○○」 | 發文機關（寄件端） |
| 窗口內 | 「10603」、「臺北市大安區○○○路○段○○號」、「受文者：○○○○○○○」、「發文日期：中華民國○年○月○日」、「發文字號：○○字第○○○○○○○○○號」 | 公文上的受文者與發文資訊（收件端） |
| 右上角 | 「正貼 郵票」 | 貼郵票的位置 |
| 下緣起20毫米 | 空白 | 條碼噴讀區 |
範例圖窗口第一行的「10603」是 5 碼郵遞區號，實際製作時換成受文者地址的郵遞區號。範例圖的窗口裡還露出發文日期和發文字號；中華郵政郵務營業規章第131條規定，透明口洞透露的文字以收件人姓名、地址及郵遞區號為限，有透露其他文字的，不能跟收件人姓名、地址及郵遞區號混淆。
信封下緣起20毫米要留白，不能打字或印刷任何資料、圖像，這段空間是留給機器噴讀條碼判讀用的；郵票黏貼位置則規範在信封右上角區域。
沒有開窗的牛皮紙袋，套用一般信封規則
如果只是拿牛皮紙袋裝文件、沒有開窗，中華郵政對牛皮紙本身的規定，是把它列為合格的郵件封裝紙料之一——郵件封裝要用「堅韌不透明之白色或牛皮紙料，或經本公司同意之材質」，牛皮紙袋合乎這個門檻。但牛皮紙袋的收件人、寄件人、郵遞區號要寫在哪個位置，官方沒有另外訂牛皮紙袋專屬的書寫版面，是沿用中華郵政通用的橫式信封或直式信封書寫規則，一般信封的尺寸與售價可以對照信封尺寸完整對照表。
如果是自己做的開窗牛皮紙袋，郵務營業規章對透明口洞信封另有兩條規定。第131條要求：透明部分和封面長度平行，收件人姓名、地址、郵遞區號要能從透明部分完全顯示、在普通燈光下辨別清楚，不妨礙蓋郵戳；透明紙要跟信封內面口洞四周完全貼牢；透露的文字以收件人姓名、地址、郵遞區號為限，有透露其他文字的，不能跟這三項混淆。第132條列出五種不予收寄的情形：收件人資料用鉛筆書寫、透明紙在燈光下反光、信封完全透明、口洞沒有透明紙保護、透明口洞有三個以上。這五種情形如果是自己投進信箱、信筒、i郵箱等器具寄出，會退還寄件人，退不了才經原寄郵局招領揭示期滿後，依無著郵件的規定處理。
寄給法院或其他機關，收發文欄位怎麼填
照附件8範例圖，發文機關名稱和「發文地址」印在信封左上方、窗口外面；收件的法院或機關就是公文上的受文者，它的郵遞區號、地址和「受文者」名稱要落在窗口裡。郵務營業規章第131條也要求內裝文件妥善摺疊，不能因為移動就蓋住收件人的名字、地址和郵遞區號；公文摺好放進去後，先確認法院地址完整露在窗口內再封口。如果不是用公文封，而是自己拿一般信封寄文件給法院，就照前面提到的橫式或直式信封規則，把法院當成收件人來寫。
這幾類文件規定要用掛號寄
《文書處理手冊》規定，人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密文書，寄送時都要用掛號郵件寄發。除了這幾類指定文件，手冊沒有規定其他公文一律要掛號。掛號的窗口流程，另有掛號窗口從填單到拿收據的說明。
機密文件要包兩層信封
機密文書對外發文時，手冊第六十二點規定要封裝在雙封套內，封套紙質「須不能透視且不易破裂」：內封套左上角加蓋機密等級並加密封，封口和接縫處加貼薄棉紙或膠帶、蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容的註記。同一受文機關的普通公文，除了最速件可以提前封發，其餘普通件可以併封發出，但要在封套上註明文號件數；機密文書、最速件或開會通知，另外要在封套上加蓋戳記。
郵局有沒有賣公文封
中華郵政的信封及封裝材料售價表裡，沒有「公文封」這個品項，列出的是國內平信信封、限時信封、掛號信封、標準信封等。規格方面，行政院《文書處理手冊》附件8只列大、中、小三種尺寸；新北市政府秘書處的「公文封格式範本」則列了十一種規格，例如「中型開窗公文封(17型)」是23㎝×17㎝、紙質白牛皮紙，和附件8中型信封的230×160毫米不同。兩份都是政府機關公開的規格，製作前請先確認所屬機關採用哪一套。
常見問題
公文封一定要做成開窗式嗎？
不一定。附件8寫的是中、小型信封「可採透明口洞式」，沒有要求每個公文封都開窗；大型信封則沒有開窗的規定。
牛皮紙袋可以拿去寄公文嗎？
郵局收寄沒有問題，郵務營業規章第130條把牛皮紙和白色紙並列為合格的封裝紙料。至於能不能當成機關的正式公文封，附件8寫的紙質是模造紙、再生紙，沒有提到牛皮紙；新北市政府秘書處的範本則用白牛皮紙。兩份規格不同，以發文機關採用的那一套為準。
一般公文也一定要用掛號寄嗎？
不是所有公文都要求掛號。手冊只點名人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密文書這幾類要用掛號寄發，其餘公文手冊沒有另外規定一律掛號。
信封下緣的留白是做什麼用的？
附件8把信封下緣起20毫米定為條碼噴讀區，圖說寫的是「不得打字或印刷任何資料、圖像，以利機器打印條碼，並供機器判讀需要」。
資料來源
- 文書處理手冊（112年9月修正版，附件8公文封信封規格）（行政院）
- 中華郵政股份有限公司郵務營業規章（中華郵政股份有限公司）
- 國內郵件橫式信封書寫方式（中華郵政股份有限公司）
- 國內郵件直式信封書寫方式（中華郵政股份有限公司）
- 公文封格式範本（新北市政府秘書處）
- 各式信封及封裝材料售價表（中華郵政股份有限公司）