存證信函怎麼寫：官方用紙格式、份數與存證費算法
動筆之前，先把用紙準備好。取得方式有兩種：到郵局櫃檯買現成的存證信函用紙，每張 1 元；或是從中華郵政下載專區的存證信函分類抓官方格式檔，Word、PDF、ODT 三種都有，用 A4 紙印出來即可。想用電腦自己排版也行，郵局常見問答開出的條件是：欄位項目和印好的文字，要跟郵局製售的版本完全相同。下載專區標示這份格式檔最近更新於 2025 年 2 月 5 日，手邊若留著舊檔，可以拿新版逐欄對照一次。
官方用紙規格：一頁 200 格，每格一字
| 項目 | 規定 |
|---|---|
| 紙張大小 | A4（21 × 29.7 公分），官方格式檔本身就是這個尺寸 |
| 每行 | 橫向 20 格 |
| 每頁 | 直向 10 行，一頁最多容納 200 字 |
| 每格 | 限寫 1 個字 |
| 書寫工具 | 不脫色的筆或打字機複寫；也可以寫好一份後再複印、影印 |
| 字跡 | 顏色明顯、字體端正 |
| 使用文字 | 限用本國文字；提到外國人名或事物名稱、必須引用原文時，才可寫外文 |
頁數可以用格數推算：內文要填滿 450 格時，前兩頁各用掉 200 格，剩下 50 格落在第 3 頁，總共 3 頁。頁數會直接影響後面的存證費，定稿前先數一次比較不會在窗口臨時補錢。
寄件人、收件人欄逐格填寫示範
用紙上方印著三組欄位，每組都分成「姓名」與「詳細地址」兩格。下面用虛構資料示範，○○ 請換成你的實際內容：
| 欄位 | 姓名 | 詳細地址 |
|---|---|---|
| 一、寄件人 | 王○○ | ○○市○○區○○路 1 號 |
| 二、收件人 | 陳○○ | ○○縣○○鄉○○路 1 號 |
| 三、副本收件人 | 同時寄給多位收件人時才填 | 同時寄給多位收件人時才填 |
填這三組欄位時，逐項確認：
- 寄件人是公司、機關、團體、學校或商號：寫上名稱之外，要加蓋單位圖章，再由法定代理人簽名或蓋章。
- 收件人太多、欄位寫不下：用紙上註明可以另外附一張紙接著列。
- 信裡寫的姓名地址要和封面相同：郵務營業規章第 113 條要求，寄件人與收件人這兩造的資料——姓名、地址、郵遞區號都算在內——信裡寫的內容要和封面完全對得起來。實用的做法是先把地址定稿成一串文字，用紙與封面都照抄同一串。不確定郵遞區號前 3 碼時，地址喵的郵遞區號工具可以幫你對照；它只提供 3 碼，資料來自公開資訊整理，不代表郵局的判定。
- 收件人住在國外：可以寫。中華郵政自 2004 年 3 月 20 日起放寬，收件人地址能填國外地址，但內容仍須以中文書寫，並按國際出口的掛號函件交寄；寄達國沒有辦理回執業務時，就不能附回執。國外地址該怎麼排列，可參考國際信件收件地址寫法。
正本、副本要做幾份
| 你的情況 | 準備份數 | 說明 |
|---|---|---|
| 寄給一位收件人 | 正本 1 份、副本 2 份，並簽名或蓋章 | 用紙注意事項寫的是「每件一式三份」 |
| 自己不想留底 | 正本 1 份、副本 1 份 | 規章第 114 條允許只做一份副本 |
| 同一內容同時寄給好幾位 | 總副本 2 份，各收件人姓名地址另紙聯記 | 只限內容完全相同、只有收件人姓名與地址不同的情形 |
| 想請郵局多證明幾份 | 另外多做的正本或副本 | 增加的每一份，存證費以半價計 |
正本夾了附件，副本同樣要附；做不出相同附件時，改附照片或影本。
寫錯字的改法：每頁上限 20 字
存證信函可以塗改，但要同時做到三件事：
- 同一頁塗改、增加、刪除的字，合計不超過 20 個。
- 在用紙的備註欄註明改在哪裡、改了幾字。規章第 113 條的格式是「在某頁某行第幾格下塗改增刪若干字」，官方用紙的備註欄已經印好這句話，只留空格給你填頁、行、格和字數。
- 由寄件人在備註處簽章。
改動超過上限的那一頁，請整頁重新謄寫。
存證費計算例（2026 年 9 月查詢）
中華郵政常見問答公布的算法是：第一頁 50 元，從第二頁起每頁 30 元，附件每張同樣 30 元。依這個費率自行試算：
| 情況 | 算式 | 存證費 |
|---|---|---|
| 內容 2 頁，沒有附件 | 50 ＋ 30 | 80 元 |
| 內容 1 頁，附件 2 張 | 50 ＋ 30 × 2 | 110 元 |
| 同一份 2 頁內容寄給 3 人（總副本） | 第 1 件 80 元，第 2、3 件減半各 40 元 | 160 元 |
表中只算到存證費。規章第 112 條另外要求在封面貼上普通郵資、特別處理資費與回執費，這三項和存證費分開計算；用紙若在郵局買，每張再加 1 元。依重量對應的郵資看國內信件郵資表，到郵局以後窗口會怎麼核對、蓋章、封口，整理在存證信函怎麼寄。實際應付金額以交寄當下窗口計算為準。
常見問題
存證信函格式去哪裡下載？
中華郵政網站下載專區的「存證信函」分類裡，有 Word、PDF、ODT 三種格式檔與使用說明，印在 A4 紙上就能用。
存證信函要幾份？
寄給一位收件人時是正本 1 份加副本 2 份；自己不留底可以改成正本 1 份、副本 1 份。內容相同要寄多人，則做總副本 2 份。
存證信函要蓋章嗎？
正副本都要簽名或蓋章。寄件人是公司、團體這類單位時，還要加蓋單位圖章，並由法定代理人簽名或蓋章。
存證信函可以用英文寫嗎？
內容限用本國文字，只有提到外國人名或事物名稱、需要引用原文時可寫外文；收件人在國外的情況同樣適用這條規定。
收到存證信函該怎麼辦？
這屬於法律上的判斷，可以參考法律喵整理的收到存證信函後的處理說明。
資料來源
- 客戶服務專區－存證信函（常見問答）（中華郵政股份有限公司）
- 常見問答：存證信函費用怎麼計算？（中華郵政股份有限公司）
- 存證信函格式（PDF）（中華郵政股份有限公司）
- 下載專區－存證信函（中華郵政股份有限公司）
- 中華郵政股份有限公司郵務營業規章（中華郵政股份有限公司）
- 郵局供售各式信封及封裝材料售價詳情表（中華郵政股份有限公司）