存證信函怎麼寄？郵局窗口流程、自備信封與雙掛號
最容易白跑一趟的，是選錯郵局。郵務營業規章第 112 條寫明，存證信函限在「辦理該項業務」的郵局交寄，並不是每個窗口都收；中華郵政網站也查不到可辦理的局所名單。出發前先打電話給要去的那間郵局問清楚，是最省事的確認方式。至於寄達地點則沒有限制，國內外只要郵路通達的地方都能寄。
出門前的準備清單
- 正副本份數：看手上的存證信函。寄給一位收件人要有正本 1 份加副本 2 份，格式、每頁格數和份數細節見存證信函怎麼寫。錯了會怎樣：郵局核對時發現正副本內容不符，會整份退給你另繕或更正。
- 信封：規章的用語是「寄件人備妥之信封」，也就是由你自己帶去，郵局不會代為準備。尺寸怎麼挑見下一節。
- 信封上的收件人、寄件人：位置與順序可以照橫式信封的寫法，寫上去的姓名地址要跟信函上的一致。
- 費用：要付的不只一筆，各項組成見下方「費用」一節。
- 確認郵局有辦理：出門前打電話問過，避免到了現場才知道不收。
信封：自己準備，官方沒有指定款式
規章只寫了信封由寄件人備妥，沒有規定存證信函一定要用哪一種尺寸或材質。存證信函用紙是 A4（21 × 29.7 公分），你可以拿它和郵局有賣的牛皮紙標準信封比一比，再決定要不要摺：
| 郵局售價表上的款式 | 橫 × 寬（公分） | 封舌 | 售價 |
|---|---|---|---|
| 中型 | 22.9 × 16.2 | 2 公分 | 2 元 |
| 大型 | 32.4 × 22.9 | 3 公分 | 3 元 |
| B4 型 | 38.8 × 28.8 | 3 公分 | 8 元 |
這張表只是郵局現售品項的價目，不是存證信函的信封規定，挑哪一款由你自己決定。
到了窗口：郵局依序做這些事
依規章第 114 條，交寄時的順序是：
- 你把正本與副本交給承辦人員，由郵局比對兩者內容。
- 內容對不上時，郵局退還給你，重新謄寫或更正後再來。
- 核對無誤，郵局在正副本上加註證明文字與日期、編列存證號數、蓋上郵戳，正副本相接的騎縫處也同時蓋戳。
- 郵局把正本裝進你帶來的信封，現場封口。
- 以掛號（或報值）加附回執的方式寄出。
- 兩份副本，一份蓋好章還給你收執，一份由郵局存查。
存證費不貼在信封上：規章第 112 條要求以郵票或郵資券的形式，黏在郵局要留下的那份副本，再用郵戳蓋銷。
費用：四筆分開算
| 項目 | 金額（2026 年 9 月查詢） | 貼在哪裡 |
|---|---|---|
| 普通郵資 | 依信件重量級距，見國內信件郵資表 | 信封封面 |
| 特別處理資費 | 掛號費或報值費，依選擇的寄法 | 信封封面 |
| 回執費 | 白色 15 元（寄回時走平信）、紅色 25 元（寄回時走掛號），均為每件、2017 年 8 月 1 日起實施 | 信封封面 |
| 存證費 | 第一頁 50 元，其後每頁或每張附件 30 元 | 郵局留存的副本 |
用紙或信封若在郵局現買，另付售價（用紙每張 1 元）。民間常說的「雙掛號」，在資費表上沒有這個名稱，指的是掛號再加回執，詳見雙掛號是什麼。規章只說要附回執，沒有指定白色或紅色，交寄時直接向窗口說明你要哪一種。以掛號寄出時，封面上那三項（普通郵資、掛號費、回執費）加起來是多少，官方簡明國內函件資費表已依重量列好（2026 年 9 月查詢）：
| 信件重量 | 普通回執（白色，回執以平信寄回） | 掛號回執（紅色，回執以掛號寄回） |
|---|---|---|
| 不逾 20 公克 | 43 元 | 53 元 |
| 21～50 公克 | 51 元 | 61 元 |
| 51～100 公克 | 59 元 | 69 元 |
這筆再加上存證費，就是交寄時要付的金額；信落在哪個重量級距，以窗口秤重為準。
寄出之後：查閱、改地址與撤回
| 想做的事 | 規定 |
|---|---|
| 日後查當初寄了什麼 | 郵局留存的副本從交寄日起保存 3 年，期滿銷毀。保存期間可以交驗原執據申請查閱，或另備副本申請證明，費用是申請當時存證費的一半 |
| 更改收件人姓名或地址 | 郵局收寄後就不能改。要寄到新地址，得另做一份存證信函重新交寄；因無法投遞被退回、要改寄新址時也一樣 |
| 撤回 | 可以依規定申請撤回，並能連同郵局留存的副本一起撤回，撤回後存證號碼作廢。做成總副本卻只撤回其中幾件時，留存的總副本不能一併撤回 |
查閱時要交驗原執據，窗口交給你的單據請跟副本收在一起。撤回的申請手續，請向原交寄郵局洽詢。
另一條管道：網路交寄
中華郵政另有「電子函件服務系統」可以線上寄存證信函：你把編好的存證信函上傳，系統轉成電子格式後送到郵局的列封單位，以自動化高速列印封裝設備印成實體郵件，再由投遞單位送到收件人手上，每次交寄都不必到郵局排隊。第一次使用要先開帳戶：在系統上線上註冊，把申請表單印出來送到郵局，並繳驗相關證明文件，郵局收件後約 3～4 個工作天開通；也可以直接到郵局申辦。官方 Q&A 另外列了三個限制：寄件人只限會員本人、以系統產製的電子章取代實體印章、信的內容連同附件（雙面列印）總張數不能超過 10 張。操作細節以存證信函網路交寄服務簡介與網路交寄 Q&A為準。
常見問題
存證信函可以直接投郵筒嗎？
不行。規章限定在有辦理這項業務的郵局交寄，因為郵局要當場核對正副本、蓋戳後才封入信封；已經開通電子函件帳戶的人，也可以改走電子函件服務系統線上交寄；帳戶要先把申請表單送到郵局辦理才會開通。
哪些郵局可以寄存證信函？
中華郵政網站沒有公布可辦理的局所名單，出門前直接打電話問要去的那間郵局最準。
存證信函的信封要自己準備嗎？
要，由寄件人自備，郵局核對完會把正本放進你帶來的信封。官方沒有規定款式，郵局也有賣牛皮紙標準信封可以現買。
存證信函一定要寄雙掛號嗎？
規章寫明寄出時必須附回執，寄法則是掛號或報值擇一，所以一定會有回執；回執要白色或紅色，交寄時向窗口指定。
存證信函寄出後發現地址寫錯怎麼辦？
寄出後不能更改收件人姓名或地址，只能另做一份新的存證信函，寫上正確地址重新交寄。
資料來源
- 中華郵政股份有限公司郵務營業規章（中華郵政股份有限公司）
- 郵局供售各式信封及封裝材料售價詳情表（中華郵政股份有限公司）
- 國內函件資費表（特種資費）（中華郵政股份有限公司）
- 常見問答：存證信函費用怎麼計算？（中華郵政股份有限公司）
- 存證信函網路交寄－服務簡介（中華郵政股份有限公司）
- 簡明國內函件資費表（中華郵政股份有限公司）
- 存證信函網路交寄－Q&A（中華郵政股份有限公司）